Die gesetzlich gebotene Schriftform für behördliche und gerichtliche Entscheidungen wird auch durch Übersendung per Telefax gewahrt. Dies gilt laut Bundesfinanzhof (BFH) auch für die Übersendung im so genannten Ferrari-Fax-Verfahren. Die auf diesem Weg übersandten Bescheide seien keine elektronischen Dokumente im Sinne des § 87a der Abgabenordnung (AO) und bedürften deshalb zu ihrer Wirksamkeit keiner elektronischen Signatur. Per Telefax übersandte Bescheide seien allerdings erst mit ihrem Ausdruck durch das – auf automatischen Ausdruck eingestellte – Empfangsgerät wirksam „schriftlich erlassen“, stellt der BFH klar. Habe das Empfangsgerät nach dem unwiderleglichen Vortrag des Adressaten den Bescheid nicht ausgedruckt, gingen die sich daraus ergebenden Zweifel an der wirksamen Bekanntgabe zulasten der Finanzbehörde.
Im entschiedenen Fall ging es um nach einer Außenprüfung bei einem Steuerberater geänderte Steuerbescheide, gegen die der Steuerberater Einspruch einlegte. Das Finanzamt wies die Einsprüche mit zusammengefasster Einspruchsentscheidung (für alle Einsprüche) zurück. Die Bekanntgabe der Einspruchsentscheidung erfolgte im Wege des so genannten Ferrari-Fax-Verfahrens. Dieses ist dadurch gekennzeichnet, dass der Sachbearbeiter des Finanzamts eine E-Mail mit einer angehängten Datei, die den Text des zu faxenden Schreibens (wie im Streitfall die Einspruchsentscheidung) enthält, über das Intranet der Finanzverwaltung an deren Rechenzentrum schickt. Das Rechenzentrum wandelt die Textdatei in ein Telefax um und sendet es über das Telefonnetz mittels Tonsignalen an die angegebene Nummer. Die E-Mail wird nicht mit einer elektronischen Signatur versehen. Liegt das Zeichnungsrecht beim Sachgebietsleiter, muss dieser den Steuerfall an seinem Computer freigeben, bevor die E-Mail verschickt werden kann. Diesem Verfahren entsprechend veranlasste das Finanzamt die Übersendung der Einspruchsentscheidung über das Rechenzentrum an den Kläger. Zugleich druckte es den Text der Einspruchsentscheidung aus und nahm den Ausdruck mit dem Sendebericht zu den Steuerakten. Nachdem das Finanzamt den Kläger wegen Nichtzahlung der geändert festgesetzten Steuern gemahnt hatte, machte dieser unter Vorlage seines Posteingangsbuchs geltend, das Telefax mit der Einspruchsentscheidung sei im Telefax-Gerät seines Büros nicht eingegangen. Das damals genutzte Telefax-Gerät sei als Zentraldrucker, Scanner, Kopierer sowie für Erhalt und Versand von Telefaxen benutzt worden und habe eingehende Telefaxe automatisch ausgedruckt.
In der Folge war streitig, ob der Kläger rechtzeitig Klage erhoben hat. Dies hat der BFH bejaht. Denn die Klagefrist laufe nicht an, wenn die anzufechtende Entscheidung nicht wirksam bekannt gegeben worden sei. Hier fehle es an der wirksamen Bekanntgabe der Einspruchsentscheidung. Der BFH betont in diesem Zusammenhang, dass das Finanzamt im Zweifel die Beweislast für den Zugang von Bescheiden trage.
Bundesfinanzhof, Urteil vom 18.3.2014, VIII R 9/10
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