Der Bund der Steuerzahler (BdSt) setzt sich beim Bundesfinanzministerium (BMF) für Nachbesserungen an den so genannten GoBD (kurz für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ein und fordert vor allem weniger Bürokratie.
In Unternehmen würden Aufzeichnungen immer mehr digital erfasst und gespeichert, erläutert der BdSt. Oder es würden Papierunterlagen gescannt, damit sie in einem Datenverarbeitungssystem archiviert werden können. Für diese elektronischen Aufzeichnungen gölten dieselben Prinzipien wie für manuell erstellte Bücher. In den GoBD seien die wichtigsten Einzelheiten zur digitalen Archivierung zusammengefasst. Das letzte Verwaltungsschreiben dazu stamme vom 14.11.2014. In Oktober 2018 habe das BMF nun einen aktualisierten Entwurf veröffentlicht. Zu diesem habe der BdSt eine Stellungnahme abgegeben.
Er stellt fest, dass der Vorschlag des BMF nicht viele Neuerungen enthält. Das neue Verwaltungsschreiben stelle lediglich klar, dass auch das mobile Scannen zum Beispiel per Smartphone zulässig ist. Relevant sei dies etwa auf Dienstreisen, wenn der Mitarbeiter schon währenddessen den Beleg ablichtet und zur weiteren Verarbeitung und Aufbewahrung gleich in die IT des Unternehmens überträgt. Auch der Einsatz von Multifunktionsgeräten und „Scan-Straßen“ solle für die bildliche Erfassung von Unterlagen ausdrücklich erlaubt werden. Darüber hinaus verlangt der BdSt in seiner Stellungnahme weitergehende Änderungen – etwa die Verkürzung der Aufbewahrungspflichten. Dies habe gute Gründe: Aufgrund des technischen Fortschritts werde die langjährige Aufbewahrung immer schwieriger, weil alte Formate im Unternehmen lesbar gehalten werden müssten.
Bund der Steuerzahler e.V., PM vom 16.11.2018
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