Seit einiger Zeit erhalten Firmengründer vermehrt Post mit Rechnungen für Eintragungen in verschiedene Handelsregister. Die Schreiben sind sehr professionell gemacht und sehen dabei echten Behördenbriefen zum verwechseln ähnlich. Besonders da diese Zahlungsaufforderungen kurz nach der Unternehmensanmeldung verschickt werden besteht eine hohe Verwechslungsgefahr.
Immer öfter erhalten Firmen kurz nach der Gründung und der Anmeldung bei der jeweiligen Registerstelle Zahlungsaufforderungen von unseriösen Anbietern für den Eintrag des Unternehmens in vermeintliche Register und spezielle Internetverzeichnisse. Der Nutzen eines solchen Eintrags ist jedoch nicht ersichtlich und nachvollziehbar.
Die Schreiben machen auf den ersten Blick den Eindruck von einer behördlichen Stelle zu stammen. So wird zum Beispiel ein halber Adler oder das Wappen des Landes (sowie der Stadt) Berlin verwendet um den Empfängern glauben zu lassen es handele sich um einen offiziellen Absender. Sie sind sehr hochwertig gestaltet und enthalten meistens einen vorausgefüllten Überweisungsträger. Verlangt werden dabei teilweise horrende Summen zwischen 500 und 800 Euro. Einige Unternehmen haben innerhalb kürzester Zeit gleich sechs oder mehr dieser Rechnungen erhalten, sodass sich die Kosten auf über 4000 Euro summierten.
Hohe Verwechslungsgefahr
Die betroffenen Firmen erhalten die Schreiben oft kurz nach der tatsächlichen Anmeldung des Unternehmens. Die Absender der Schreiben entnehmen die Daten den Registerbekanntmachungen und versenden diese so zeitnah, dass für die Unternehmer der Eindruck entstehen kann, es handele sich um eine Rechnung für die Gewerbeeintragung selbst oder einen damit verbundenen behördlichen Vorgang. Der Originaltext der Registereintragung wird in den Zahlungsaufforderungen übernommen. Auch die Namensgebung der Absender zielt bewusst auf die Verwechslung mit offiziellen Stellen ab. Namen wie „Gewerbeerfassungs-Register“, „Handelsregister Berlin“ oder „Industrie- und Handelsveröffentlichungen“ zieren die Briefköpfe. Die Rechnungen erhalten zudem sehr kurze Zahlungsziele zwischen 3 und 7 Tagen, so dass die Schreiben durch den zeitlichen Druck nicht hinterfragt und eines zweiten kritischen Blickes gewürdigt werden.
Betrug lässt sich auf den zweiten Blick entlarven
Bei genauerem Hinsehen lässt sich allerdings erkennen, dass es sich nicht um ein offizielles Schreiben handelt. So werden teilweise keine Kontaktmöglichkeiten oder Mailadressen mit der Endung „@web.de“ verwendet. Einige Zahlungsempfänger tragen das Kürzel GmbH oder e.K. für Eingetragener Kaufmann . In beiden Fällen kann es sich nicht um eine Behörde handeln. Teilweise reicht aber auch ein Blick auf die Webseiten der vermeintlichen Registerstellen. Oftmals finden sich dort keinerlei Eintragungen von Firmen. Für die zu zahlende Gebühr gibt es also in diesen Fällen faktisch keine Gegenleistung. Andere Seiten sind mit dem Hinweis auf Wartungsarbeiten gar nicht zu erreichen. In einigen Fällen kann man bei sehr genauem Lesen des erklärenden Textes im Anschreiben entnehmen, dass es sich um einen optionalen und kommerziellen Service handelt. Auch der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) warnt vor diesen irreführenden Rechnungen und empfiehlt, keine Überweisungen anzuweisen. Ist die Zahlung erst geleistet gestalten sich Rückforderungsansprüche äußerst kompliziert und langwierig. In vielen Fällen kann eine Rückforderung gänzlich scheitern. Im Zweifelsfall sollte immer erst der Steuerberater oder ein Rechtsanwalt kontaktiert werden bevor eine Zahlung getätigt wird.
Hier einige Beispiele der Rechnungsschreiben (zum Vergrößern klicken):
