Das Jahresende naht und damit die Möglichkeit für Unternehmer ihren Arbeitnehmern und Geschäftsfreunden für die gute Zusammenarbeit in diesem Jahr zu danken. Welche Steine der Fiskus Ihnen zu diesem Thema in den Weg gelegt hat und welche Begünstigungen Sie nutzen können, sollten Sie bei der Planung von Feierlichkeiten oder Geschenken berücksichtigen, um bei einer Lohnsteueraußenprüfung nicht in die Falle zu tappen.
Grundsätzlich sollte geklärt werden, ob es sich um eine betriebliche oder geschäftliche Veranstaltung handelt. Besteht der Teilnehmerkreis ausschließlich aus Geschäftsfreunden, Kunden oder Lieferanten, liegt eine geschäftliche Betriebsveranstaltung vor. Die damit verbundenen Bewirtungskosten sind nach den allgemeinen Grundsätzen zu 70 % als Betriebsausgabe zu erfassen, unterliegen jedoch besonderen Aufzeichnungspflichten. Zu den notwendigen Angaben für den betrieblichen Kostenabzug gehören beispielsweise genaue Angaben über Ort und Tag, sowie konkreten Anlass der Veranstaltung. Ebenso müssen die Teilnehmer namentlich angegeben und die Höhe der Aufwendungen detailliert dargelegt werden.
Besteht der Teilnehmerkreis ausschließlich aus Betriebsangehörigen und deren Begleitpersonen, ist von einer betrieblichen Veranstaltung zu sprechen. Diese muss nicht zwangsläufig von dem Arbeitgeber veranstaltet werden; auch von Betriebs- oder Personalräten organisierte Veranstaltungen sind diesem Bereich zuzuordnen.
Ist die Veranstaltung als Betriebsveranstaltung einzuordnen und steht die Teilnahme allen Arbeitnehmern offen, kann für jeden Arbeitnehmer ein Freibetrag von 110,00 EUR brutto ausgeschöpft werden. Betrifft die Veranstaltung nur einzelne Abteilungen des Unternehmens, sind die damit verbundenen Zuwendungen als Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit einkommensteuerpflichtig, da der Freibetrag nur gewährt wird, wenn die Möglichkeit zur Teilnahme an der Veranstaltung allen Mitarbeitern offen steht. Der Freibetrag gilt für jeden anwesenden Arbeitnehmer, nicht jedoch für seine Begleitperson. Dies bedeutet, dass die Zuwendung bzw. der Anteil der Veranstaltungskosten, die auf seine Begleitung entfällt, ebenfalls ihm zugerechnet werden. Dies kann zu einem erhöhten Rechenaufwand führen. Die auf den Arbeitnehmer entfallende Zuwendung ermittelt sich durch die Aufteilung aller einzubeziehenden Veranstaltungskosten auf die Teilnehmer. Bisher wurden bei der Ermittlung der Pro-Kopf-Kosten nur die tatsächlich anwesenden Teilnehmer berücksichtigt. Dies hatte zur Folge, dass sich der jeweilige Anteil nach der Planung noch erhöhen konnte und unter Umständen der Freibetrag überschritten wurde. Das FG Köln hat diese Vorgehensweise mit einem Urteil aus Juni 2018 nun verändert. So gehen kurzfristige Absagen nicht mehr zu Lasten der anwesenden Mitarbeiter.
Zu den einzubeziehenden Kosten für die Betriebsveranstaltung zählen neben Speisen, Getränken und Snacks auch Tabakwaren. Handelt es sich um mehrtägige Veranstaltungen und der Arbeitgeber übernimmt die Fahrt- und/oder Übernachtungskosten, sind diese ebenfalls zu berücksichtigen. Weiterhin gelten auch gewährte Eintrittskarten, künstlerische Darbietungen oder Musik als Zuwendungen. Ferner sind die Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Veranstaltung wie Raummieten oder Dekorationen und sogar behördliche Kosten und Aufwendungen für anwesende Sanitäter in die Veranstaltungskosten mit einzurechnen.
Der Fiskus begünstigt zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Dies bedeutet, dass der Freibetrag für jeden Arbeitnehmer zweimal ausgeschöpft werden kann. Finden mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr statt, kann gewählt werden, für welche Events die Freibeträge genutzt werden sollen. Für nicht begünstigte Veranstaltungen können die Zuwendungen pauschal mit 25 % versteuert werden.
Besondere Regelungen für Geschenke an Geschäftsfreunde und Arbeitnehmer
Für Geschenke – insbesondere im Rahmen von Betriebsveranstaltungen – gibt es wiederum gesonderte Regelungen, die es zu beachten gilt. So können die Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung oder aus weiteren besonderen Anlässen Geschenke bis zu einem Wert von 60,00 EUR brutto lohnsteuerfrei erhalten. Außerhalb von betrieblichen Veranstaltungen besteht die Möglichkeit den Arbeitnehmern Sachbezüge bis zu 44,00 EUR brutto im Monat zukommen zu lassen.
Handelt es sich bei der beschenkten Person nicht um einen Arbeitnehmer, sondern um einen Geschäftsfreund oder einen Kunden, dem der Unternehmer beispielsweise ein Weihnachtspräsent für die gute Zusammenarbeit in diesem Jahr zukommen lassen möchte, sind hier verschiedene Grenzen zu beachten. Liegt der Wert des einzelnen Geschenks nicht über 10,00 EUR brutto, handelt es sich um einen Streuartikel und der Unternehmer muss keinerlei genaue Aufzeichnungen z.B. über den Anlass führen. Für alle Beträge über 10,00 EUR, ist der Unternehmer nicht nur verpflichtet Namen und Anlass aufzuführen, sondern auch dazu für den Beschenkten pauschale Lohnsteuer abzuführen. Übersteigt der Wert des Geschenkes die Grenze von 35,00 EUR handelt es sich um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Es ist also wichtig frühzeitig zu klären, welche Wertgrenzen gelten und welche Beträge in diese Grenzen einzubeziehen sind. So müssen beispielsweise Versandkosten nicht miteingerechnet werden, der pauschalierte Lohnsteuerbetrag hingegen schon.
Wenn Sie also den Stolpersteinen in Sachen Geschenken und Betriebsveranstaltungen aus dem Weg gehen und Ihren Mitarbeitern und Geschäftsfreunden dennoch eine Wertschätzung zukommen lassen möchten, stehen wir Ihnen gerne mit kompetenter steuerlicher Beratung zur Seite.
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Janna Fronhoffs – Bachelor of Arts (B.A.)
