PKW-Überlassung an Arbeitnehmer – Nur auf den ersten Blick kostenfrei!?

Elektroauto Hybridfahrzeug

Wer einen PKW von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommt, sollte grundsätzlich die Möglichkeit der Privatnutzung klären. Ist diese vertraglich untersagt, findet das Hauptthema des folgenden Artikels keine Anwendung. Denn die unbefugte private Nutzung des überlassenen PKW zieht keine (lohn-)steuerlichen, sondern ausschließlich Schadensersatz-Problematiken nach sich.

Gestattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den PKW auch für private Zwecke zu nutzen, muss der Arbeitnehmer dies über die Lohnsteuer versteuern. Ob und in welchem Ausmaß der Arbeitnehmer dies letzten Endes tatsächlich in Anspruch nimmt, ist zunächst ohne Bedeutung. Besteuert wird die Möglichkeit des Vorteils, den der Arbeitnehmer aus der Privatnutzung ziehen KÖNNTE. Dies bezeichnet der Gesetzgeber als „geldwerten Vorteil“, welcher nicht nur lohnsteuer-, sondern auch sozialversicherungspflichtig ist.

Zunächst ist es wichtig zu klären, wem der PKW zuzurechnen ist, da ein geldwerter Vorteil nur dann vorliegt, wenn diese Eigenschaft durch den Arbeitgeber erfüllt wird. Befindet sich der PKW im Eigentum des Arbeitgebers, ist der Sachverhalt eindeutig. Least der Arbeitnehmer jedoch das Fahrzeug auf Veranlassung des Arbeitgebers hin und dieser trägt auch die Leasingkosten, erfolgt die Zurechnung ebenfalls beim Arbeitgeber. Gehört der PKW dem Arbeitnehmer oder ist ihm – z.B. in Leasingfällen – wie einem Eigentümer zuzurechnen, da er alle Kosten trägt, kann das Fahrzeug auch nur dem Arbeitnehmer zugerechnet werden und ein geldwerter Vorteil liegt nicht vor. Stellt er es im Dienste für den Arbeitgeber zur Verfügung und erhält dafür ein Entgelt, handelt es sich hierbei um Barlohn.

Der geldwerte Vorteil kann entweder nach der 1%- oder nach der Fahrtenbuchmethode berechnet werden (siehe hierzu auch unseren Mitarbeiterbeitrag vom 01.02.2019).

1 %-Methode

Bei der 1%-Methode berechnet sich der geldwerte Vorteil mit 1% des inländischen Bruttolistenpreises. Diesen Wert hat der Arbeitnehmer monatlich seiner Lohnsteuer zu unterwerfen. Damit gilt die Nutzung für private Fahrten als abgegolten. Darüber hinaus werden ihm monatlich noch 0,03% des Bruttolistenpreises (pro Kilometer) für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zugerechnet. Demgegenüber steht die Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Kilometer, die der Arbeitnehmer in der Anlage N seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann. In einzelnen Fällen mit besonders wenigen Arbeitstagen kann anstatt der 0,03% ein Wert von 0,002% angesetzt werden. Diese Option ist jedoch einheitlich für ein ganzes Kalenderjahr und für alle Fahrzeuge des betreffenden Arbeitnehmers zu wählen und obliegt besonderen Aufzeichnungspflichten. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet für jeden Monat genaue Aufzeichnungen mit Datumsangaben beim Arbeitgeber einzureichen und dieser hat die Dokumente in der Lohnakte aufzubewahren. Diese Möglichkeit ist auf max. 180 Tage im Kalenderjahr beschränkt und kann nicht auf 15 Tage im Monat beschränkt werden.

Eine Kürzung des 1%-Betrages wegen firmenspezifischer Beschriftung des Fahrzeugs oder einem privaten Zweitwagen des Arbeitnehmers ist nicht möglich, da wie oben bereits thematisiert, die Option zur Nutzung besteuert wird.

Für Familienheimfahrten und mehrerer Wohnungen des Arbeitnehmers gibt der Gesetzgeber weitere Sonderregelungen.

Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer gleich mehrere Fahrzeuge zur Verfügung, ist für jedes Fahrzeug ein geldwerter Vorteil zu ermitteln und versteuern. Gleiches gilt, wenn nicht nur dem Arbeitnehmer, sondern auch dessen Ehegatten ein PKW zur Verfügung gestellt wird. Dann muss der Arbeitnehmer sich diesen geldwerten Vorteil ebenfalls zurechnen lassen. Einzig die 0,03% für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte fallen nur einmal für das tatsächlich genutzte Fahrzeug an.

Wird ein einziger PKW mehreren Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt, fällt der 1%ige geldwerte Vorteil nur einmal an und ist – sofern keine gesonderten Aufzeichnungen über die Nutzungsanteile vorliegen – nach Köpfen auf die Arbeitnehmer zu verteilen. Ähnlich gestaltet es sich bei sogenannten Pool-Fahrzeugen, also PKW, die einer bestimmten Arbeitnehmergruppe zur Verfügung stehen. Für jedes Fahrzeug wird der 1%-Betrag ermittelt und die Summe aller Fahrzeuge, wird auf die Arbeitnehmer aufgeteilt.

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den PKW nicht völlig kostenfrei, können diese Zuzahlungen des Arbeitnehmers den geldwerten Vorteil angerechnet werden. Hierbei ist zu unterscheiden, ob es sich um einmalige oder laufende Zuzahlungen handelt. Diese Zuzahlungen können sowohl direkt an den Arbeitgeber, als auch auf seine Weisung hin an einen Dritten (z.B. Leasinggesellschaft) gezahlt werden.

Übernimmt der Arbeitnehmer beispielweise einmalig die Kosten für die Sonderausstattung des PKW, berechnet sich der geldwerte Vorteil im ersten Jahr folgendermaßen:

(Beispiel 1)

Bruttolistenpreis 22.000,00 EUR
+ (vom Arbeitnehmer bezahlte) Sonderausstattung 3.000,00 EUR
Bemessungsgrundlage für 1%-Regelung 25.000,00 EUR
geldwerter Vorteil (1% aus 25.000,00 EUR = 250,00 EUR x 12 Monate) 3.000,00 EUR
./. Zuzahlung des Arbeitnehmers (s.o.) 3.000,00 EUR
= Geldwerter Vorteil im Anschaffungsjahr 0,00 EUR

Würde die Zuzahlung des Arbeitnehmers den geldwerten Vorteil im ersten Jahr übersteigen, kann dieser Differenzbetrag in den Folgejahren mit dem geldwerten Vorteil verrechnet werden. Dies ist jedoch nur solange möglich, wie der Arbeitnehmer dieses eine Fahrzeug fährt.

Leistet der Arbeitnehmer laufend Zuzahlungen, handelt es sich um sogenannte Nutzungsentgelte. Diese können sowohl als pauschale Nutzungsentgelte oder als Monatspauschalen gezahlt werden. Dann berechnet sich die Anrechnung wie folgt:

(Beispiel 2)

Der Arbeitnehmer muss je privat gefahrenem Kilometer 0,20 EUR bezahlen.

Bruttolistenpreis 30.000,00 EUR
geldwerter Vorteil (mtl. 1 % für private Fahrten) 300,00 EUR
+ Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte (0,03 % x 20 km) 180,00 EUR
= geldwerter Vorteil 480,00 EUR
./. 0,20 EUR x 15 Tage (Vereinfachungsregelung) x 20 km 60,00 EUR
= der Lohnsteuer zu unterwerfender Nutzungswert 420,00 EUR

(Beispiel 3)

Der Arbeitnehmer zahlt monatlich pauschal 200,00 EUR.

Bruttolistenpreis 30.000,00 EUR
geldwerter Vorteil (mtl. 1 % für private Fahrten) 300,00 EUR
+ Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte (0,03 % x 20 km) 180,00 EUR
= geldwerter Vorteil 480,00 EUR
./. Pauschale für private Fahrten 200,00 EUR
= der Lohnsteuer zu unterwerfender Nutzungswert 280,00 EUR

In den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die Zahlung der monatlichen Leasingraten übernimmt, berechnet sich der geldwerte Vorteil wie in Beispiel 3. Übersteigen die laufenden Zuzahlungen des Arbeitnehmers jedoch den geldwerten Vorteil, führt dies weder zu Werbungskosten, noch zu negativem Arbeitslohn.

Keine Anwendung findet die 1%-Methode bei der Überlassung von Zugmaschinen oder LKWs. Hier ist der geldwerte Vorteil nach den allgemeinen Grundsätzen zu berechnen. Dies bedeutet eine Ermittlung des Geldwertes, den der Arbeitnehmer aufbringen müsste, um ein derartiges Fahrzeug selbst anzuschaffen und zu unterhalten. Der maximal anzusetzende Listenpreis beläuft sich dabei auf 80.000,00 EUR.

Fahrtenbuchmethode

Durch das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs kann sehr genau zwischen den betrieblichen und privaten Fahrten unterschieden werden. Denn der Arbeitnehmer ist verpflichtet, jede Fahrt genauestens zu dokumentieren. Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind sehr hoch und demzufolge mit erheblichem Aufwand verbunden. Außerdem besteht stets die Gefahr, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt verworfen und dann wiederum die 1%-Regelung angewendet wird.

Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils werden zunächst die Gesamtkosten des Fahrzeugs ermittelt. Dabei bleiben vom Arbeitnehmer getragene Kosten außer Ansatz. Durch die Ermittlung der Gesamtkosten im Verhältnis zu den Gesamtkilometern lassen sich die genauen Kosten je Kilometer feststellen. Dieser Betrag wird sodann mit den privat gefahrenen Kilometern multipliziert und bildet den geldwerten Vorteil. Diesem Wert werden sodann noch der ebenso berechnete Betrag für die Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zugeschlagen. Die Entfernungspauschale von 0,30 EUR pro Kilometer kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung ebenfalls als Werbungskosten ansetzen.

Werden dem Arbeitnehmer mehrere PKW zur Verfügung gestellt, kann der geldwerte Vorteil für das eine Fahrzeug nach der Fahrtenbuchmethode berechnet werden und für das andere nach der 1%-Regelung.

Auch bei der Fahrtenbuchmethode mindern pauschale Zuzahlungen des Arbeitnehmers den zu versteuernden geldwerten Vorteil. Trägt der Arbeitnehmer jedoch beispielsweise alle Tankkosten selbst, ist eine Verrechnung eigentlich ausgeschlossen. Das Finanzamt beanstandet jedoch nicht, wenn diese Kosten mit in die Gesamtkosten einbezogen und wie ein Nutzungsentgelt behandelt werden. Übersteigen die selbst getragenen Kosten jedoch den geldwerten Vorteil, ist ein Ansatz der Differenz als Werbungskosten ausgeschlossen.

Elektro- und Hybridfahrzeuge

Für Elektro- und Hybridfahrzeuge hat der Gesetzgeber einige Begünstigungen geschaffen. Diese können Sie in unserem Mitarbeiterbeitrag vom 10.01.2019 finden.

Biete der Arbeitgeber über die Überlassung des Fahrzeugs hinaus noch die Möglichkeit der kostenfreien Aufladung am Arbeitsort, ist dies nicht als lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtiges Entgelt zu betrachten, sondern steuerfrei.

In unserer lohnsteuerlichen Beratung handelt es sich bei der PKW-Überlassung um ein viel besprochenes Thema, und dennoch gibt es immer wieder Möglichkeiten, bereits vorhandene Verträge zu verbessern und Neuanschaffungen vorausschauend zu planen. So können die gesetzlichen Optionen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter optimal genutzt werden.


Janna Fronhoffs

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Janna Fronhoffs – Bachelor of Arts (B.A.)