Buchungsbelege sind ein zentrales Element der ordnungsgemäßen Buchführung und bilden die Grundlage jeder nachvollziehbaren Buchung. Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ verdeutlicht ihre Bedeutung: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen geeigneten Nachweis dokumentiert sein, um Transparenz, Nachprüfbarkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Ohne Buchungsbelege wäre eine korrekte Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens nicht möglich.
Zu den Buchungsbelegen zählen unterschiedliche Dokumentarten, die je nach Herkunft und Zweck unterschieden werden. Externe Belege stammen von außerhalb des Unternehmens und umfassen beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Gutschriften oder Kassenbons. Diese Unterlagen dokumentieren Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten oder Kreditinstituten. Interne Belege hingegen werden innerhalb des Unternehmens erstellt. Dazu gehören unter anderem Eigenbelege, Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine oder interne Umbuchungsbelege. Sie dienen vor allem dazu, interne Vorgänge buchhalterisch korrekt abzubilden, wenn kein externer Nachweis vorliegt.
Unabhängig von ihrer Art müssen Buchungsbelege bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie steuerlich anerkannt werden. Dazu zählen der Name und die Anschrift des Ausstellers, eine eindeutige Rechnungs- oder Belegnummer, das Ausstellungsdatum, eine klare Leistungs- oder Warenbeschreibung sowie das Entgelt. Zusätzlich müssen der anzuwendende Steuersatz und der ausgewiesene Steuerbetrag angegeben sein. Fehlen diese Angaben oder sind sie unvollständig, kann dies dazu führen, dass der Beleg nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird, was insbesondere beim Vorsteuerabzug problematisch ist.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Aufbewahrungspflicht von Buchungsbelegen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Andere steuerlich relevante Unterlagen, wie beispielsweise Geschäftsbriefe, müssen in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Während dieser Zeit müssen die Unterlagen jederzeit verfügbar, lesbar und unveränderbar sein. Die Archivierung hat dabei GoBD-konform zu erfolgen, unabhängig davon, ob die Belege in Papierform oder digital aufbewahrt werden.
Gehen Originalbelege verloren, besteht die Möglichkeit, einen Eigenbeleg als Ersatz zu erstellen. Dieser muss den Sachverhalt möglichst genau beschreiben und begründen, warum der Originalbeleg nicht mehr vorhanden ist. Allerdings ist in solchen Fällen kein Vorsteuerabzug möglich, da hierfür zwingend ein ordnungsgemäßer Originalbeleg erforderlich ist.
Die fortschreitende Digitalisierung bietet Unternehmen erhebliche Erleichterungen im Umgang mit Buchungsbelegen. Digitale Lösungen ermöglichen eine effiziente Belegerfassung, eine strukturierte Archivierung und einen schnellen Zugriff auf benötigte Unterlagen. Dadurch wird nicht nur der Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben deutlich vereinfacht. Insgesamt tragen Buchungsbelege – ob analog oder digital – maßgeblich zu einer transparenten, rechtssicheren und zuverlässigen Buchführung bei.
