Die Aufbewahrungspflicht ist ein wesentlicher Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Sie dient dazu, die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit unternehmerischer Vorgänge sicherzustellen und bildet eine wichtige Grundlage für die ordnungsgemäße Besteuerung sowie für den Schutz von Geschäftspartnern, Gläubigern und der Allgemeinheit. Grundsätzlich gilt: Wer nach Steuer- oder Handelsrecht verpflichtet ist, Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu erstellen, ist ebenso verpflichtet, diese Unterlagen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren.
Die rechtlichen Grundlagen der Aufbewahrungspflicht ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie aus der Abgabenordnung (AO). Nach § 238 HGB sind Kaufleute verpflichtet, Bücher zu führen und ihre Handelsgeschäfte sowie die Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Ergänzend dazu regelt § 257 HGB, welche Unterlagen aufzubewahren sind und wie lange diese aufzubewahren sind. Auch die Abgabenordnung, insbesondere § 147 AO, enthält detaillierte Vorgaben zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen.
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen unter anderem Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Lageberichte sowie empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe. Darüber hinaus sind auch elektronische Aufzeichnungen und digitale Dokumente aufzubewahren, sofern sie für die Besteuerung oder die handelsrechtliche Dokumentation von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungspflicht gilt dabei unabhängig von der Form der Unterlagen, sodass sowohl Papierdokumente als auch elektronische Dateien erfasst sind.
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht ist gesetzlich festgelegt. In der Regel beträgt sie zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege. Für Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen gilt meist eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder das Dokument entstanden ist. Während der gesamten Aufbewahrungszeit müssen die Unterlagen vollständig, geordnet und jederzeit verfügbar sein.
Die Verantwortung für die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht trägt derjenige, der zur Buchführung verpflichtet ist, also in der Regel der Unternehmer oder Kaufmann. Eine Auslagerung von Aufgaben, etwa an Steuerberater oder externe Dienstleister, entbindet nicht von der rechtlichen Verantwortung. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können erhebliche Konsequenzen haben, darunter steuerliche Schätzungen, Bußgelder oder Nachteile bei Betriebsprüfungen.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Aufbewahrungspflicht untrennbar mit der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht verbunden ist. Sie stellt sicher, dass wirtschaftliche Vorgänge transparent dokumentiert und auch Jahre später noch überprüfbar sind. Damit erfüllt sie eine zentrale Funktion im Steuer- und Handelsrecht und trägt wesentlich zur Rechtssicherheit und Ordnungsmäßigkeit unternehmerischen Handelns bei.
