Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) ist ein zentrales Instrument des deutschen Umsatzsteuerrechts und dient der unterjährigen Meldung der Umsatzsteuerzahllast an das Finanzamt. Unternehmen und Selbstständige sind verpflichtet, die im jeweiligen Voranmeldungszeitraum entstandene Umsatzsteuer zu berechnen und fristgerecht zu erklären. Gleichzeitig ermöglicht die UStVA dem Staat eine laufende Vereinnahmung der Umsatzsteuer, anstatt erst im Rahmen der jährlichen Umsatzsteuererklärung.
In der Regel erfolgt die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung entweder monatlich oder vierteljährlich. Maßgeblich für den Abgabeturnus ist die Höhe der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Betrug diese mehr als 7.500 Euro, ist die UStVA monatlich abzugeben. Lag sie zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro, genügt eine vierteljährliche Abgabe. Bei einer Zahllast von weniger als 1.000 Euro kann das Finanzamt den Unternehmer sogar vollständig von der Voranmeldungspflicht befreien. Die Abgabe hat grundsätzlich elektronisch bis zum 10. Tag des auf den Voranmeldungszeitraum folgenden Monats zu erfolgen. Fällt dieser Termin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag.
Die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg, in der Praxis meist über das ELSTER-Portal oder über eine angebundene Buchhaltungssoftware. Eine fristgerechte Abgabe ist besonders wichtig, da verspätete Meldungen oder Zahlungen zu Säumniszuschlägen und gegebenenfalls weiteren steuerlichen Nachteilen führen können.
Unter bestimmten Voraussetzungen besteht die Möglichkeit, eine sogenannte Dauerfristverlängerung zu beantragen. Diese gewährt dem Unternehmer einen zusätzlichen Monat Zeit für die Abgabe der UStVA. Bei monatlicher Abgabe ist dafür in der Regel eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres zu leisten. Diese wird später mit der letzten Voranmeldung des Jahres verrechnet.
Für Gründer und Neugründer galten lange Zeit strengere Regeln. Grundsätzlich bestand im Jahr der Gründung und im Folgejahr eine monatliche Abgabepflicht. Seit einer Neuregelung, die derzeit für die Jahre 2021 bis 2026 gilt, können Gründer mit geringen Umsätzen jedoch unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls vierteljährlich melden. Liegt der Umsatz unter 9.000 Euro, ist eine vierteljährliche Abgabe zulässig, was insbesondere für nebenberuflich Selbstständige eine deutliche Erleichterung darstellt.
Eine Sonderrolle nehmen Kleinunternehmer ein. Wer die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz in Anspruch nimmt, erhebt keine Umsatzsteuer und ist im Gegenzug auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Diese Unternehmer sind vollständig von der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit.
Die Berechnung der Zahllast erfolgt durch die Gegenüberstellung der steuerpflichtigen Umsätze und der abziehbaren Vorsteuerbeträge. Die Differenz ergibt entweder eine Zahllast oder ein Vorsteuerguthaben. Insgesamt stellt die Umsatzsteuer-Voranmeldung damit ein wesentliches Element der laufenden steuerlichen Pflichten von Unternehmen dar und erfordert eine sorgfältige und termingerechte Bearbeitung.
