Ab 2025 gilt Meldepflicht für elektronische Kassensysteme
„Die Kasse muss klingeln“ – dieser Spruch mag zwar nostalgisch klingen, doch moderne Kassensysteme haben mit den alten, klirrenden Registrierkassen nur noch wenig gemein. Für Unternehmen wie Einzelhändler, Gastronomen oder Handwerksbetriebe bedeutet das nicht nur den Umgang mit neuer Technik, sondern auch das Einhalten gesetzlicher Pflichten. Ab dem 1. Januar 2025 wird eine dieser Pflichten besonders relevant: die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme.
Was steckt hinter der neuen Regelung?
Bereits seit Jahren war die Einführung einer Meldepflicht für elektronische Kassensysteme geplant, wurde aber wegen fehlender digitaler und papierbasierter Umsetzungsverfahren mehrfach verschoben. Ab dem 1. Januar 2025 schafft das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun Klarheit: Über das Online-Portal „Mein ELSTER“ und die neu eingeführte ERiC-Schnittstelle können Unternehmer ihre Kassensysteme elektronisch beim Finanzamt melden. Ziel der Finanzverwaltung ist es, einen umfassenden Überblick über alle eingesetzten Kassensysteme in Deutschland zu gewinnen – einschließlich deren Alter, Vernetzung und technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE), die seit 2023 Pflicht sind.
Wer muss was melden?
Die Meldepflicht gilt für alle elektronischen Kassensysteme mit TSE, also z. B. auch für Waagen mit integrierter Kassenfunktion. Unternehmen müssen ihre Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, bis spätestens 31. Juli 2025 melden. Neue Systeme, die ab Juli 2025 hinzukommen, sind innerhalb eines Monats zu registrieren.
Sind mehrere Kassen in einem Verbundsystem verbunden, muss jedes Gerät einzeln gemeldet werden – ausgenommen davon sind Komponenten ohne Kassenfunktion wie etwa Orderhandys. In einer Betriebsstätte sollten jedoch alle Geräte in einer gemeinsamen Mitteilung erfasst werden.
Auch das Außerbetriebnehmen eines Systems – sei es durch Austausch, Defekt oder Diebstahl – ist innerhalb eines Monats anzuzeigen. Unternehmen sollten sich deshalb frühzeitig einen Überblick über ihre vorhandenen Systeme und die für die Meldung erforderlichen Informationen verschaffen.
Welche Angaben sind erforderlich?
Für die Meldung sind neben dem Namen und der Steuernummer des Unternehmens auch detaillierte Informationen über das Kassensystem nötig: Typ und Seriennummer des Geräts, Art der technischen Sicherheitseinrichtung, Anzahl der genutzten Geräte und das Anschaffungsdatum. Bei Außerbetriebnahme müssen Datum und Grund angegeben werden.
Sonderfall:
Wegstreckenzähler und Taxameter
Die Regelung betrifft auch Wegstreckenzähler und Taxameter, sofern sie mit TSE ausgestattet sind. Geräte ohne TSE können von einer Nichtbeanstandungsregelung profitieren – allerdings nur bis zum 31. Dezember 2025. Zusätzlich zu den üblichen Angaben ist hier auch das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs mitzuteilen.
Fazit
Die neue Kassensystem-Meldepflicht ist ein weiterer Schritt in Richtung mehr Transparenz und Kontrolle im deutschen Steuersystem. Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten, um alle Fristen einzuhalten und ihre Systeme korrekt über „Mein ELSTER“ zu registrieren. Nur so lassen sich unnötige Strafen und Nachfragen durch die Finanzbehörden vermeiden.
